Compte rendu du Conseil d'Administration du 27 Janvier

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CA du 26 janvier 2008

Vérification des présences ou absences (excusées ou non) des administrateurs

ADAM Frédéric : Présent
BRUNEL Gregory : Présent
CHANGEON Eric : Présent
COUERON Adeline : Absente excusée
DIDIER Benjamin : Présent
GLEMATS Aymeric : Absent, excusé
HEINTZMANN Martin : Présent
HOYAUX Quentin : Présent
JEAN Mathieu : Présent
MAUBOURGUET Jean-Marie : Absent, non excusé
RICHARD Franck : Présent

Vacance de siège d'administrateur
Adeline COUERON, trésorière de l'association a prononcé sa démission par téléphone lors de ce jour. Son remplaçant est HEINTZMANN Martin élus à l'unanimité des votants. Il sera aidé de RICHARD Franck, notamment pour ce qui concerne les courses pour rapprovisionner le bar. BRUNEL Gregory reste trésorier Adjoint.
Quant à JEAN Mathieu il reste au Conseil d'Administration de l'ALC.
Il y a donc vacance de 2 sièges au Conseil d'Administration. L'un renouvelable en 2008 (celui N'GUYEN Antoine) et l'autre en 2009 (celui de COUERON Adeline).
Pour ces deux postes des pistes existent, des membres de l'ALC seront contactés individuellement.
Pour l'instant, le CA va donc fonctionner avec 10 administrateurs.
Cependant moins il y aura d'administrateurs, plus le risque de lassitude et d'énervement pour la tenue des permanences sera élevé. C'est la raison pour laquelle il est préférable de tourner à 12 membres et donc de trouver 2 remplaçants.
Sinon il reste la solution suivante : Des membres non administrateur de l'ALC pourrait prendre des permanence.
Cette solution, déjà abordée depuis quelques mois, a été votée au CA à l'unanimité des votants
Quelques précisions :
- Ces membres permanents auront les mêmes devoirs et droits que les membres administrateurs en permanence. (la caisse sera donc ouverte)
- Si des abus sont constatés il est possible la personne sera convoquée devant le CA pour répondre de ses actes. Cela vaut pour tous les membres de l'ALC.
Plusieurs remarques ont été formulées. ADAM Frederic a proposé de séparer le compte de l'ALC en deux autres comptes distincts. L'un sera attribué à la caisse tandis que l'autre sera le compte plus général de l'association. Ceci est une précaution pour éviter des malversations sachant que désormais le nombre de Permanents va augmenter.
Les administrateurs ce sont ainsi penché sur cette solution et les résultats sont les suivant : 7 personnes sont pour ne pas appliquer ce système dans l'immédiat et 1 aurait souhaité son application immédiate.
Les principales raison de ce retardement sont les suivantes : La trésorerie rentre dans une nouvelle phase avec l'élection de HEINTZMANN Martin comme trésorier, il faut donc laisser le temps à tout cela de se décanter. De plus, avec le nouveau système de tenue de caisse (notamment les enveloppes préparées à chaque fin de soirée et le carnet), si quelqu'un tente de dérober de l'argent, nous sauront immédiatement quand cela est arrivé. Et donc quel sera le permanent concerné.
Il est voté à l'unanimité que HOYAUX Quentin sera chargé d'établir la liste des personnes intéressées. Puis cette liste sera validée lors du prochain Conseil d'administration.

Compte rendu financier
Adeline COUERON, démissionnaire de ses postes de Trésorier et d'Administrateur, devrait prochainement laisser les affaires/documents de trésoreries à HEINTZMANN Martin qui tentera de nous proposer un Compte rendu financier au prochain conseil d'administration.

Grâce à une remarque d'un fonctionnaire chargé des subventions des associations nous avions appris que l'ALC pourrait toucher des subventions de la Communauté de communes. Des renseignements ont été pris par HOYAUX Quentin et JEAN Mathieu. Ce dernier a été informé que ces subventions sont officiellement cumulable avec celles de la mairie. Mais officieusement cela s'accompagnera probablement d'une chute du montant des subventions que la mairie nous délivre. Quant au secrétaire, il continue de s'informer et a, dans les semaines à suivre, des RDV à ce sujet.

Convention FJT
Comme convenu au dernier CA Eric CHANGEON a contacté Adeline COUERON pour s'enquérir de la convention avec le FJT (version document papier ). Celle-ci ne l'a pas en sa possession. Mathieu JEAN a été avisé de ce fait, afin qu'il entreprenne une nouvelle rédaction de ce document pour le prochain CA.

Questions diverses
Incident gazeux
Le 29 décembre 2007 au soir, les pompiers ont été appelés suite à une odeur évoquant le gaz détectée par les membres de l'ALC. Karim, l'animateur du foyer, nous as demander de le contacter avant d'appeler les secours au cas ou un tel incident se reproduirait et à donc communiqué son numéro personnel à cet effet: 02-43-02-90-75.
De plus, suite à notre signalisation que la porte donnant sur la rue du Pont de Mayenne restait parfois ouverte, il nous a donné une clef permettant de fermer cette dernière.

Compte rendu des réunions de Bureau
Il y a eu deux décisions de sortie d'argent de la caisse pour achat de consommables.
A cause d'un problème concernant le dossier de subvention il a été décidé qu'il n'y aurait pas de sortie d'argent, hormis paiement factures génériques ou achat consommables, avant éclaircissement sur l'obtention d'une subvention pour cette année

Gestion des inscriptions
Nous rapellons que le Permanent doit vérifier que chaque personne présente est bien membre de l'association ou bénéficie du délai des trois séances tests.
Ne pas oublier qu'en cas de problèmes le Permanent peut se prévaloir de l'autorité qui lui est dévolue et de l'aide des autres administrateurs présents.
Concernant les fiches d'inscription, le secrétaire signale la mise à jour de ces dernières. Désormais on doit rajouter la date de naissance du membre. Il faut aussi indiquer si le membre est majeur ou non. Une case remarque a été rajoutée pour toute information.
Remarque aussi sur l'oubli fréquent d'indiquer la ville dans laquelle réside le membre, ce qui est une erreur.

AG du FJT le 24 octobre 2007
Compte rendu de RICHARD Franck qui a participé à cette réunion. Tout d'abord il y a
eu une présentation des FJT. Puis divers thèmes on été abordés.
La présence d'un de nos membres à cette réunion montre que nous ne sommes pas des
parasites dans leurs locaux. Afin de continuer dans cet état d'esprit RICHARD Franck
propose que nous organisions des jeux de rôle, des jeux de plateaux à l'intention du FJT.
Dans l'ancienne convention avec le FJT nous étions tenu d'organiser deux soirée plateaux par ans. Il faudra donc revoir ceci prochainement.
Nous retenons surtout que leur Conseil d'Administration possède lui aussi des sièges vacants. D'où la proposition de RICHARD Franck d'intégrer ce CA. Ce serait une assurance supplémentaire pour nous. 5 membres sont pour cette intégration. Il y a aussi 3 abstentions.

Fête du jeu
Cette année c'est Frédéric ADAM qui s'en charge. Ce dernier attend les convocations pour les prochaines réunions chez lui. Il nous tiendra informé des événements.

Murder party à la ludothèque de Changé (53)
JEAN Mathieu nous a fait un compte rendu de l'évolution du dossier. La première réunion aura lieu le 9 février a Changé. Il faudrait que 2 membres de l'association y soit présents. Parmi ces deux personnes il faudrait que l'un des membres du bureau soit la pour parler de l'ALC. Cette opération nous assure un coup de pub énorme. D'ailleurs JEAN Mathieu est ne train de préparer le dossier pour la presse.

Tournois
- 29 décembre 2007, tournoi Magic Legacy organisé par Guillaume TUAL. Paiement de Morphelin de 16 euros pour la participation de 4 de ses membres (convention).

DIDIER Benjamin nous a renseigné de l'organisation du tournoi "Chevalier de la table ronde", Pour l'instant le jeu se trouve chez ce dernier qui en étudie les règles. Mais plusieurs administrateurs font une remarque : Ce jeu est un jeu coopératif. Il sera donc impossible de déclarer un vainqueur repartant avec le jeu. D'où la probable annulation du tournoi. Dans ce cas l'ALC comptera un nouveau jeu à sa ludothèque.

Inscription de l'ALC sur des annuaire d'association de JdR sur le net
Compte rendu par Grégory BRUNEL qui devait procéder aux inscriptions.
Demande de communication des adresses des sites concernés a HOYAUX Quentin afin de procéder à des mises à jour éventuelles dans le futur.

Permanences :

26 Janvier : Jean Mathieu
2 février : Richard Franck et Adam Frederic
9 Février : Brunel Gregory
16 Février : Hoyaux Quentin et Changeon Eric
23 Février : Richard Franck et Changeon Eric
1 Mars : Hoyaux Quentin et Adam Frederic
8 Mars : Didier Benjamin
15 Mars :
22 Mars : Prochaine date de CA
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