Compte rendu du Conseil d'administration du 1er Décembre 200

Webmaster Age : 18 Inscrit le : 29 Mar 2007 Messages : 1051

CA du 1 décembre 2007

Vérification des présences ou absences (excusées ou non) des administrateurs

ADAM Frédéric : Présent
BRUNEL Gregory : Présent
CHANGEON Eric : Présent
COUERON Adeline : Absente excusée
DIDIER Benjamin : Présent
GLEMATS Aymeric : Présent
HEINTZMANN Martin : Présent
HOYAUX Quentin : Présent
JEAN Mathieu : Présent
MAUBOURGUET Jean-Marie : Absent, non excusé
NGUYEN Antoine : Absent excusé (démission)
RICHARD Franck : Absent excusé

Vacance d'un siège d'administrateur
Étant donné que les statuts de l'ALC ont été déposés à la préfecture, désormais le Conseil d'Administration pourra compter entre 6 et 12 administrateurs. Néanmoins il est préférable que nous soyons 12, car sinon les CA se rapprocheront et les permanences seront plus nombreuses pour chacun des administrateurs. Ce qui entraînera une lassitude certaine des membres du CA.
Cependant nous pouvons compter sur certains membres de l'ALC volontaires pour prendre des permanences, voir AG de septembre 2007. Mais le sujet impose débat. En effet dans quelles conditions ces membres pourraient-ils prendre des permanences ? Faudra-t-il leur autoriser un accès à la caisse, ainsi qu'à la nourriture et au contenu du placard ? Des règles seront nécessaires si nous souhaitons que ce système soit mis en place.

Actuellement nous avons 3 cas de démission du CA de l'ALC.
N'GUYEN Antoine nous a fait part de sa démission par le biais du forum.
JEAN Mathieu souhaiterait démissionner mais veut toujours participer à la vie de l'association en organisant des tournois et en prenant des permanences. Cependant à cause d'une certaine agitation actuelle au CA il reporte sa démission à plus tard.
Quant à COUERON Adeline, trésorière de l'ALC, elle donnera sa démission) ultérieurement. Elle souhaite faire un bilan sur la trésorerie de l'association afin de clore de façon claire et nette son exercice.

Concernant la désignation des remplaçants voici un rappel de la procédure (voir article 10 des statuts de l'ALC) : En cas de vacance de poste, le conseil d'administration pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Il ait procédé à leur remplacement définitif jusqu'à la prochaine assemblée générale. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l'époque où devrait normalement expirer le mandat des membres remplacés.
La coutume de l'association veut que la place vacante soit proposée prioritairement aux postulants malheureux aux postes d'administrateur lors de la dernière AG. Le 15 septembre 2007 il n'y eut qu'un postulant non élu : LEVENEUR Alan. Le poste lui a donc été proposé en premier. Seulement il n'est plus candidat pour raisons personnelles. Il nous faut donc essayer de trouver de nouveaux membres pour le Conseil d'administration. Sans quoi il n'y aura plus que 9 administrateurs dans quelques temps, voire moins. De plus si COUERON Adeline démissionne nous auront également besoin d'un nouveau trésorier. Il faut donc réfléchir à (au minimum) 3 nouveaux administrateurs dont un trésorier.

Compte rendu financier
Le Trésorier, COUERON Adeline, étant absent, le compte rendu financier a été reporté au prochain CA. Il est de même pour le rapport sur la demande de subventions municipales.
Sinon HOYAUX Quentin a été évoqué la possibilité de toucher des subventions supplémentaires venant de la Communauté de commune. En effet l'ALC drainant des membres éparpillés un peu partout en Mayenne il est peut-être possible de toucher des subventions additionnelles à celle de la mairie. Mais est-ce que ces subventions seront compatibles entres elles ? Il faudrait aussi savoir comment opérer et quelle est la date de soumission des demandes. Afin d'obtenir toutes ces informations le CA a désigné deux administrateurs (HOYAUX Quentin et JEAN Mathieu) pour prendre les renseignements supplémentaires, cette désignation a été votée à 7 pour et 1 contre.

Compte rendu des réunions de Bureau
Pendant la période entre le CA précédent et le CA du 1er décembre deux réunions de Bureau ont eu lieu.
La première avait pour objet l'achat d'une boîte de booster Magic (d'un prix de 95€) pour un draft Lorwyn organisé par HOYAUX Quentin. La demande a été acceptée.
La seconde concernait une sortie d'argent de 30.5 € pour pouvoir payer la carte de membre de l'ALC au FJT. Elle a également été acceptée et maintenant la carte est dans la caisse de l'ALC.

Règles de gestion (doc annexes 1 et 2)
Comme prévu au dernier CA une lecture de la mise à jour des "Règles du permanent" et du "Mode opératoire de tenue de caisse" on été faites, puis CHANGEON Eric propose quelques modifications qu'il a créé avec HOYAUX Quentin (notamment la création d'un petit carnet de liaison). Ensuite le CA a voté ces deux documents qui sont désormais en vigueur car acceptés à l'unanimité des votants.
CHANGEON Eric rappelle que personne ne peut passer derrière le bar sans l'autorisation du permanent et qu'il faut faire attention à l'âge des personnes à l'intérieur de l'ALC (un âge minimum de onze ans est nécessaire pour rentrer dans les locaux de l'ALC voir article 5 des statuts de l'ALC)

Questions diverses

Salles de l'association
Pour deux raisons différentes, l'ALC n'a provisoirement plus accès à deux salles, la rouge et la verte.
Il y a une formation dans la salle rouge et les participants à cet événement laissent tout leur matériel dans cette salle. C'est pour cela que l'accès nous en est interdit.
Il y a aussi le Bureau d'Information Jeunesse qui déménage et utilise la salle verte pour cela, donc son accès nous en est également proscrit.
En compensation le directeur du FJT nous a prêté une nouvelle salle. Cette dernière est située à l'étage supérieur à la salle blanche. On peut y accéder par la salle blanche grâce à un trousseau de clés rouges ou par une porte donnant sur la cour du FJT. Les clés de la salle sont noires, il faut mettre les tables et les chaises nous même et donc les ranger à la fin de son utilisation.
Pour les administrateurs n'ayant pas vu cette salle, demander à HOYAUX Quentin pour faire une visite.

Clés de l'association
Depuis la dernière AG HOYAUX Quentin s'occupe des clés de l'association. En cas de besoin GLEMATS Aymeric le seconde. Pour l'instant tout se passe bien. Ceci dit JEAN Mathieu conseille à ces deux administrateurs de faire une photocopie de leurs cartes d'identité et de les donner au FJT avec leur numéro de téléphone respectif car il arrive que l'animateur donnant les clés change et les octroie plus ou moins facilement aux inconnus. Cette mesure de sécurité pourrait nous prévenir d'un éventuel refus de prêt des clés de la cafétéria et de ses salles.

Convention FJT
Suite à sa perte JEAN Mathieu a regardé chez lui si il détenait une ancienne version de cette convention. Malheureusement il ne l'a pas retrouvée et l'aurait redonnée à un administrateur lors d'un CA précédent. CHANGEON Eric se charge donc d'appeler COUERON Adeline afin de savoir si elle possède ou non cette convention. Si ce n'est pas le cas JEAN Mathieu se propose pour en rédiger une nouvelle que nous referons approuver par le FJT.
Nous reportons donc cette opération au prochain CA.

AG du FJT de l'année 2007
Le 24 octobre 2007 RICHARD Franck a assisté à l'Assemblée Générale des FJT. Cependant étant absent au CA du jour nous reportons son compte rendu à la prochaine fois.

Fête du jeu
ADAM Frédéric va se charger d'assister aux réunions concernant la Fête du jeu et nous présentera prochainement un compte rendu.

Tournois
Suite à une réflexion de Aymeric GLEMATS sur le forum, le CA a voté une décision interdisant à un membre de l'ALC de participer à un tournoi durant sa permanence. Complément à la décision du CA du 17/01/04 qui interdit aux organisateurs d'organiser des tournois si ils sont de permanence.

Compte rendu des 3 tournois Magic
- 20 octobre 2007 : Draft Lorwyn à Andouillé dans le cadre de la convention. 4 membres de l'ALC sur 24 participants.

- 03 novembre 2007 : Tournoi paysan de Guillaume TUAL, l'association Morphelin nous a donné 4 € dans le cadre de la convention car un de leur membre était présent.

- 10 novembre 2007 : Draft découverte Lorwyn à l'ALC organisé par Quentin HOYAUX avec une boîte de booster acheté par l'ALC (voir Compte rendu réunion Bureau)

HOYAUX Quentin souhaiterait que l'ALC achète une boite de boosters régulièrement sur le net ou par le biais de CHANGEON Eric car les prix sont réduits ce qui permet des tournois plus accessible pour les juniors de l'ALC.
Sa demande est proposé pour vote et est acceptée à 7 voix pour et 1 abstention.

BRUNEL Gregory propose une nouvelle façon de présenter les tournois afin de faciliter l'inscription de nouveaux membres. Il propose la présentation des prix sous cette forme :
"Prix du tournoi : X€ pour les non membres de l'ALC ; X – 4 € pour les membres de l'ALC". Cette idée tentera sûrement plus les gens qui ne sont pas encore adhérents à notre association.

Tour de table
JEAN Mathieu nous présente un nouveau projet avec la ludothèque de Changé. En effet celle-ci va faire une exposition sur le polar de février à avril 2008 et elle aimerait de nouveau collaborer avec l'ALC. Dans ce cadre JEAN Matthieu voudrait organiser 3 Soirées enquête aussi appelée "Murder Party".
La première se déroulerait en février et serait réservée exclusivement aux membres de l'ALC et aux bénévoles de la ludothèque. Cela se déroulerait dans leurs locaux et c'est la ludothèque qui organiserait le repas.
La seconde en mars où les inscriptions seraient ouvertes à tout le monde. Il en est de même avec la troisième en avril. C'est toujours la ludothèque qui organiserait les soirées.
Cela nous rapporterait de bon liens avec une association extérieure et nous fera connaître.
Quand au coût cela dépend de si des membres parviennent à trouver des scénarios gratuitement pour Mathieu. Dans le cas inverse l'ALC devra acheter un ou deux scénarios.
Le projet est accepté à 7 pour et 1 abstention.

Ensuite BRUNEL Gregory nous informe d'une de ses trouvailles sur le net. En effet il a découvert les adresses Internet de deux annuaires d’associations de jeux de rôles et voudrait nous y référencer. Pour cela il lui faudra mettre la liste des JDR pratiqués à l'ALC avec les personnes maîtrisant ces jeux. Le conseil d'administration accepte à l'unanimité des votants son projet.

Permanences :
1er Décembre : BRUNEL Gregory
8 Décembre : BRUNEL Gregory (après-midi) et ADAM Frédéric (soir)
15 Décembre : HOYAUX Quentin (après midi) et DIDIER Benjamin (soir)
22 Décembre : CHANGEON Eric
29 Décembre : HEINTZMANN Martin
5 Janvier : DIDIER Benjamin (après midi) et ?????? (soir)
12 Janvier : ADAM Frédéric (après midi) et BRUNEL Gregory (soir)
19 Janvier : JEAN Mathieu
26 Janvier : Prochain Conseil d'Administration
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Annexe 1 : Mode opératoire de tenue de caisse

1 : Prise en charge de la caisse métallique contenant obligatoirement :
a) Les fonds de la sous caisse semaine précédente. (10 pièce de chaque = 18,80 €, sinon vérifier le montant exact dans le petit carnet)
b) L'enveloppe de la dernière semaine, voire celle des semaines précédentes, si le Trésorier ne l'a pas prise. En cas d'absence d'enveloppe, vérifier dans le petit carnet leur prise en compte par ce dernier.

2 : Remplir la fiche ALC de suivi de caisse :

A : En début de vacation :
a) Reporter les fonds reçus de la sous caisse de la semaine précédente.

B : En cours de vacation :
a) Les colonnes "gratuites" et "payante" sont toujours renseignées. La colonne "quantité"
est indiquée uniquement quand les courses sont faîtes.
b) Bien signaler et différencier les cotisations espèces et chèques en case inscriptions.
c) Bien signaler tous les mouvements d'argent autres que les achats de consommables ou
les cotisations en case divers. Les indiquer aussi dans le petit carnet.
d) Le membre de l'ALC désirant procéder à un achat doit obtenir l'accord du Bureau ou du
CA puis produire un devis. Sur présentation de cette pièce le permanent peut sortir
l'argent de la caisse. L'achat effectué, une facture justificative doit être adressée au
Trésorier.

C : En fin de vacation :
a) Compter l'argent total, indiquer ce montant dans "total en caisse"
b) Noter le fonds de caisse restant (10 pièce de chaque = 18,80 €). Si le montant diffère,
indiquer le dans le petit carnet.
c) Noter le total en caisse moins le fond de caisse dans la case "à déposer".

3 : Rendu des comptes :
a) Faire le fond de caisse
b) Les fonds à déposer de la permanence sont à mettre dans une enveloppe scellée avec la fiche de caisse et autres papiers
(devis et/ou facture par exemple). Sur l'enveloppe indiquer la date, le montant et le nom
du permanent.

4 : Dépôt des versements :
a) L’enveloppe confectionnée est laissée dans la caisse en attente d’une prise en charge par
le trésorier.
b) En cas d’impossibilité de prise en charge de l’enveloppe par le trésorier, le trésorier
adjoint prend cette dernière. En cas d’impossibilité c’est au président de la prendre.
c) Dans tous les cas la date de prise en charge de l'enveloppe sera notée dans le petit carnet.
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Annexe 2 : Règles à suivre par le Permanent

Avant l'ouverture :

- Prendre les clés : HOYAUX Quentin s'en chargera tant qu'il sera présent sur Laval. (ou son suppléant : GLEMATS Aymeric)

Le samedi à 14h :

- HOYAUX Quentin transmet les clés au Permanent du jour.

- Allumer les lumières

- Déverrouiller la porte arrière de la cafétéria.

- Vérification des locaux et de la porte donnant sur la rue du pont de Mayenne

- Enlever les volets intérieurs

- Ouverture de la cafétéria

- Descendre les boissons, les friandises, les jeux et tous le matériel nécessaire à la bonne marche de
l'association.

LES CLES JAUNES NE SONT QUE POUR LES MEMBRES DU C.A.

- Vérifier le fond de caisse laissé par le précédent Permanent dans le coffret.

- Consulter le petit carnet afin de vérifier que tout est en ordre par rapport à la dernière permanence
(enveloppes bien récupéré par le Trésorier par exemple …)

- Mettre un sac poubelle à la disposition des membres de l'association à l'entrée de la cafétéria.

- Faire l’inventaire du stock le jour des courses

Pendant la permanence :

- Repérer, accueillir et informer les nouveaux membres. Leur distribuer statuts et règlement intérieur. Prendre leurs inscriptions.
Il ne s'agit pas de sauter sur les nouveaux arrivants, mais ceux-ci ne doivent pas non plus se
languir à perpétuité parce que le Permanent ne veut pas quitter sa table de jeu ou sa discussion.

L'ARRIERE DU BAR EST INTERDIT A TOUTES PERSONNES AUTRES QUE LE PERMANENT. MEME MEMBRES DU CA. SEUL CE DERNIER EST AUTORISE À ASSOUPLIR CETTE REGLE

- Ouvrir les salles au fur et à mesure des besoins.
Nommer un responsable pour chaque salle - souvent le MJ pour les parties de Jeu de Rôle -.
Celui-ci sera l'interlocuteur unique du Permanent pour les clés et l'état de la salle.
Distribuer les tissus au(x) responsable(s) de salle pour couvrir les tables – surtout celles des
salles verte et rouge -.
En fin d'utilisation de salle vérifier celle-ci avec le responsable : tables rangées et nettoyées,
papiers divers et canettes mises à la poubelle, tissus pliés et restitués, extinction des lumières,
et fenêtres fermées, etc.

- Le soir vérifier que les mineurs présents ont bien une autorisation parentale permanente – voir classeur –
ou ponctuelle – demander à l'enfant le papier en faisant foi -

- Distribuer les jeux et les décors à la demande. Le remettre à une personne de confiance qui en sera responsable.
En vérifier l'état et le rangement lors du prêt et de la restitution.

- Tenir le bar.
Bien que le Permanent n'ai pas l'obligation de maintenir le bar ouvert en continu, celui-ci
devrait être plus souvent ouvert que fermé (du moins pour l'après-midi). De même ses
ouvertures et fermetures doivent être annoncées dans toutes les salles et non pas uniquement
dans la cafétéria.
Le Permanent doit également tenir rigoureusement une fiche de caisse (voir mode opératoire
tenue de caisse)

- Surveiller la bonne tenue des membres de l'ALC et maintenir une atmosphère conviviale.
" L'autorité du Permanent ne peut être discutée. Il est autorisé à sanctionner tout membre ou
visiteur dont l'attitude serait préjudiciable à la bonne marche de l'association ou au plaisir
ludique des personnes présentes, en particulier en cas d'ébriété manifeste"
(cf. article n° 3 du règlement intérieur)

- Noter tout problème ou remarque dans le petit carnet à la date du jour.

La fermeture :

- Annoncer la fermeture du bar. Compter la caisse. Préparer l'enveloppe à l’intention du trésorier – voir mode opératoire tenue de la caisse - et laisser le fond de caisse dans le coffret.

- Remonter les boissons, les friandises, les jeux et tous le matériel précédemment descendu en début de
permanence.

- Jeter les poubelles dans le local.

- Remettre les volets intérieurs.

- Vérifier que toutes les fenêtres et la porte donnant sur la rue du pont de Mayenne sont fermées.

- Vérifier la fermeture de toutes les portes intérieures. Verrouiller la porte arrière de la cafétéria.

- Eteindre toutes les lumières.

- Fermeture de la cafétéria

- Déposer l'enveloppe des clés dans la boîte aux lettres du FJT. Y joindre un mot à Karim EN DEHORS DE LA POCHETTE en cas de problème. (exemple : Porte donnant sur la rue du pont de Mayenne non fermée). Pour que le FJT reconnaisse le mot plus facilement il est préférable de le tamponner avec le tampon ALC.

Après la fermeture :

- Le trésorier ou son adjoint récupèrent l’enveloppe pour en déposer le contenu à la banque.

- Appeler COUERON Adeline pour renouvellement du stock de nourriture

- Appeler CHANGEON Eric en cas de manque de feuilles (fiche de caisse, statuts, règlement intérieur).

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