CA du 15 Septembre 2007

- ADAM Frederic : Présent
- BRUNEL Gregory: Présent
- CHANGEON Eric : Présent
- COUERON Adeline : Présent
- DIDIER Benjamin : Présent
- GLEMATS Aymeric : Présent
- HEINZTMANN Martin : Présent
- HOYAUX Quentin : Présent
- JEAN Mathieu : Présent
- MAUBOURGUET Jean Marie : Présent
- N’GUYEN Antoine : Absent et excusé
- RICHARD Franck : Présent

Présence de onze des douze membres.

Elections du Bureau : 11 votants présents

Président : MAUBOURGUET Jean Marie : 10 pour, 1 abstention et 0 contre
Vice-président : RICHARD Franck : 10 pour, 1 abstention et 0 contre
Trésorier : COUERON Adeline : 10 pour, 1 abstention et 0 contre
Vice trésorier : BRUNEL Gregory : 9 pour, 2 abstention et 0 contre
Secrétaire : HOYAUX Quentin : 11 pour, 0 abstention et 0 contre
Vice secrétaire : CHANGEON Eric 11 pour, 0 abstention et 0 contre

Premier CA de l’année. Examen des décisions votées lors des CA des années précédentes.
(Doc.annexe 1)

Document mis à jour.

Règles du permanent (doc.annexes 2 et 3)

Après présentation des règles, elles sont remises à jour. (A faire approuvé/voté au prochain CA pour les mettre en application)

Clés de l’association :

Cette année ce sera HOYAUX Quentin qui se chargera d’aller chercher les clés au FJT et donc d’ouvrir l’association le samedi à 14h00.
Ses suppléants sont COUERON Adeline et GLEMATS Aymeric.

Inscription automatique des membres sur le forum :

Afin que les emails de masse du forum touchent tout les membres de l’ALC l’Administrateur du forum HOYAUX Quentin proposait une inscription automatique des membres de l’ALC sur le forum. La proposition est rejetée car elle ne respecte pas les droits d’Internet.

Questions diverses :
- 2eme poste pour les inscriptions => abandonné
- Convention FJT : OU EST ELLE ? => JEAN Mathieu va chercher chez lui une convention non signée que l’on modifiera et fera confirmer par le FJT.
- CA du FJT => Plusieurs administrateurs sont partants pour y aller, en fonction de leur dates.
- Fête du jeu => Cette année c’est ADAM Frederic qui va s’occuper de la fête du jeu.

Permanence : Voir TOPIC correspondant => http://alc-laval.forumactif.com/Forum-Prive-du-CA-f10/PERMANENCES-t172.htm

ANNEXE 1

Mise à l’approbation des décisions prises lors des CA et AG précédents :

11 votants le jour du CA suivant l’AG de 2007

AG 2003 : Photo identité obligatoire pour toutes nouvelles inscriptions.

Reconduit à l’unanimité des votants, retrait de « Majoration de la cotisation de 4 euros en cas d'oubli - somme remboursée à la rectification de l'omission »

CA 08/11/03 : Obligation pour les parents des membres mineurs de venir signer l'autorisation parentale de leur(s) enfant(s) dans les locaux de l'ALC lors de leur inscription.

Reconduit à 10 pour et un contre

CA 17/01/04 : Un administrateur organisateur de tournoi ne peut être de permanence le même jour que sa manifestation

Reconduit à l’unanimité des votants

CA 08/05/04 : Seul l'échange de produits ludiques est autorisé dans les locaux de l'association. (Officialisation d'une situation de fait) - voir l'article 4 du règlement intérieur.

10 pour et un contre le fait d’interdire la vente de produits ludiques.
Reconduit à l’unanimité des votants

CA 23/10/04 : Aucune subvention ne sera allouée à un organisateur de tournoi s'il fournit lui-même les lots qu'il distribue ( c a d s'il se les achète )

Toute subvention devra être motivée par un devis ou une facture
Reconduit à l’unanimité des votants

Aucun subvention ne sera allouée à un organisateur de tournoi s’il fournit comme lot des figurines personnelles
Reconduit à 10 pour et 1 contre

CA 22/01/05 : Maintien du bar en l'état.

Reconduit à 10 pour et 1 contre

CA 22/01/05 : La gestion en interne des questions n'engageant pas toute l'association est confiée au Bureau en place et lieu du CA.

Reconduit à l’unanimité des votants

CA 22/01/05 : L'utilisation du baby-foot est suspendu.

Reconduit à l’unanimité des votants
CA 22/01/05 : Toutes les décisions des CA de l'année seront représentés aux administrateurs pour validation ou non lors du premier CA de l'année suivante.

Reconduit à 10 pour et 1 contre


Bureau 02/04/05 : Mise en place du planning de gestion des salles pour les tournois

Planning en place sur le forum de l’ALC et consultable avec le calendrier.

CA 18/11/06 : Lorsqu’une personne emprunte un jeu, le permanent doit vérifier ce jeu avant de le prêter et le revérifier quand on le lui redonne

Reconduit à 10 pour et 1 contre.

CA 15/09/07 : Le bureau est chargé de gérer les allocations de subventions aux différents tournois.

Reconduit à l’unanimité des votants

CA 15/09/07 : Les réunions du Bureau seront programmées de manière informelle. Tout membre voulant y assister se renseignera auprès d'un des responsables ou sur le forum.

Les réunions du Bureau devront être suivit d’un coup rendu.
Reconduit à l’unanimité des votants

ANNEXE 2

MODE OPERATOIRE TENUE DE CAISSE :

1 : Prise en charge de la caisse métallique contenant obligatoirement :
a) Les fonds de la sous caisse semaine précédente. (vous devez normalement trouver dix
pièce de chaque sorte)
b) La fiche ALC tenue de caisse semaine précédente si elle n'a pas été mise dans une
enveloppe.

2 : Remplir la fiche ALC de suivi de caisse :

A : En début de vacation :
a) Vérification contradictoire des fonds et de la fiche (si présence de fiche).
b) Reporter les fonds reçus de la sous caisse semaine précédente.
c) Vérifier la somme totale (fond de caisse + enveloppes = total en caisse de semaine
précédente)

B : En cours de vacation :
a) Bien signaler les cotisations espèces en case cotisation espèce.
b) Pour une sortie d’argent : La personne désirant faire l’achat doit d’abord présenter un
devis, a ce moment le permanent peut sortir de l’argent de la caisse, puis une facture
justifiant l’achat doit être présentée après cet achat.
c) Les colonnes "gratuites" et "payante" sont toujours renseignées. La colonne "quantité"
est indiquée seulement quand les courses sont faîtes.

C : En fin de vacation :
a) Compter l'argent total, indiquer ce montant et celui des enveloppes dans "total en caisse"
b) Noter le fonds de caisse restant (en général et si possible 10 pièce de chaque = 18,8 €)
c) Noter le total en caisse moins le fond de caisse dans la case "à déposer".

3 : Rendu des comptes :
a) Faire le fond de caisse
b) Les fonds à déposer de la permanence (= argent restant après préparation du fond de
caisse) sont à mettre dans une enveloppe scellée avec la fiche de caisse. Sur l'enveloppe
indiquer la date, le montant et le nom du permanent.

4 : Dépôt des versements :
a) L’enveloppe confectionnée est laissée dans la caisse en attente d’une prise en charge par
le trésorier.
b) En cas d’impossibilité de prise en charge de l’enveloppe par le trésorier, le trésorier
adjoint prend cette dernière. En cas d’impossibilité c’est au président de la prendre.

ANNEXE 3

Règles à suivre par le Permanent

Avant l'ouverture :

- Prendre les clés : HOYAUX Quentin s'en chargera tant qu'il sera présent sur Laval. (Ou ses suppléants : COUERON Adeline ou GLEMATS Aymeric)


Le samedi à 14h :

- HOYAUX Quentin transmet les clés au Permanent du jour.

- Allumer les lumières

- Déverrouiller la porte arrière de la cafétéria.

- Vérification des locaux et de la porte donnant sur la rue du pont de Mayenne

- Enlever les volets intérieurs

- Ouverture de la cafétéria

- Descendre les boissons, les friandises, les jeux et tous le matériel nécessaire à la bonne marche de
l'association.


LES CLES JAUNES NE SONT QUE POUR LES MEMBRES DU C.A.


- Vérifier le fond de caisse laissé par le précédent Permanent dans le coffret.

- Mettre un sac poubelle à la disposition des membres de l'association à l'entrée de la cafétéria.

- Faire l’inventaire du stock le jour des courses


Pendant la permanence :

- Repérer, accueillir et informer les nouveaux membres. Leur distribuer statuts et règlement intérieur. Prendre leurs inscriptions.
Il ne s'agit pas de sauter sur les nouveaux arrivants, mais ceux-ci ne doivent pas non plus se
languir à perpétuité parce que le Permanent ne veut pas quitter sa table de jeu ou sa discussion.


L'ARRIERE DU BAR EST INTERDIT A TOUTES PERSONNES AUTRES QUE LE PERMANENT. MEME MEMBRE DU CA. SEUL CE DERNIER EST AUTORISE À ASSOUPLIR CETTE REGLE


- Ouvrir les salles au fur et à mesure des besoins.
Nommer un responsable pour chaque salle - souvent le MJ pour les parties de Jeu de Rôle -.
Celui-ci sera l'interlocuteur unique du Permanent pour les clés et l'état de la salle.
Distribuer les tissus au(x) responsable(s) de salle pour couvrir les tables – surtout celles des
salles verte et rouge -.
En fin d'utilisation de salle vérifier celle-ci avec le responsable : tables rangées et nettoyées,
papiers divers et canettes mises à la poubelle, tissus pliés et restitués, extinction des lumières,
et fenêtres fermées, etc.

- Le soir vérifier que les mineurs présents ont bien une autorisation parentale permanente – voir classeur –
ou ponctuelle – demander à l'enfant le papier en faisant foi -

- Distribuer les jeux et les décors à la demande. Le remettre à une personne de confiance qui en sera responsable.
En vérifier l'état et le rangement lors du prêt et de la restitution.

- Tenir le bar.
Bien que le Permanent n'ai pas l'obligation de maintenir le bar ouvert en continu, celui-ci
devrait être plus souvent ouvert que fermé (du moins pour l'après-midi). De même ses
ouvertures et fermetures doivent être annoncées dans toutes les salles et non pas uniquement
dans la cafétéria.
Le Permanent doit également tenir rigoureusement une fiche de caisse (voir mode opératoire
tenue de caisse)

- Surveiller la bonne tenue des membres de l'ALC et maintenir une atmosphère conviviale.
" L'autorité du Permanent ne peut être discutée. Il est autorisé à sanctionner tout membre ou
visiteur dont l'attitude serait préjudiciable à la bonne marche de l'association ou au plaisir
ludique des personnes présentes, en particulier en cas d'ébriété manifeste"
(cf. article n° 3 du règlement intérieur)

La fermeture :

- Annoncer la fermeture du bar. Compter la caisse. Préparer l'enveloppe à l’intention du trésorier – voir mode opératoire tenue de la caisse - et laisser le fond de caisse dans le coffret.

- Remonter les boissons, les friandises, les jeux et tous le matériel précédemment descendu en début de
permanence.

- Jeter les poubelles dans le local.

- Remettre les volets intérieurs.

- Vérifier que toutes les fenêtres et la porte donnant sur la rue du pont de Mayenne sont fermées.

- Vérifier la fermeture de toutes les portes intérieures. Verrouiller la porte arrière de la cafétéria.

- Eteindre toutes les lumières.

- Fermeture de la cafétéria

- Déposer l'enveloppe des clés dans la boîte aux lettres du FJT. Y joindre un mot à Karim EN DEHORS DE LA POCHETTE en cas de problème. (exemple : Porte donnant sur la rue du pont de Mayenne non fermée). Pour que le FJT reconnaisse le mot plus facilement il est préférable de le tamponner avec le tampon ALC.

Après la fermeture :

- Le trésorier ou son adjoint récupèrent l’enveloppe pour en déposer le contenu à la banque.

- Appeler COUERON Adeline pour renouvellement du stock de nourriture

- Appeler CHANGEON Eric en cas de manque de feuilles (fiche de caisse, statuts, règlement intérieur).